Die erste DACH Email Academy: In 8 Schritten zur optimalen Zustellbarkeit

Die 8 größten Probleme und wie Sie gelöst werden

Von der richtigen Pflege der Empfängerlisten über technische Kniffe bis hin zum perfekten E-Mail-Design – in acht Schritten zeigen wir, wie Ihre E-Mails in den Posteingängen der Empfänger landen.

Wir haben jeweils einen Pro-Tipp im zugehörigen Bereich aus unserer Sinch Mailjet Dokumentation oder passende Blogartikel an jeden der 8 Punkte angehängt - so können Sie jeden Schritt selbst noch einmal eigenständig durchgehen und sich ganz Ihrer eigenen Zustellbarkeit widmen.

Hinweis: Am Ende des Artikels befindet sich zudem ein FAQ-Bereich mit Antworten auf Fragen, die während des Webinars und danach aufkamen.

1. Eine gute Listenqualität - Das Fundament

Ihre Zustellbarkeit beginnt, bevor Sie eine einzige E-Mail versenden. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Kontaktlisten aufbauen und verwalten, kann Ihren Bemühungen entweder helfen oder schaden.

Aber größer ist nicht immer besser - vor allem, wenn Sie Ihre Liste auf die falsche Weise aufgebaut (z.B. Adressen kaufen, kein Double-Opt-in-Verfahren etc.) haben. Wir leben in Zeiten des zustimmungsbasierten Marketings – und daran sollten sich Versender halten.

Die Qualität der E-Mail-Liste ist das Fundament jeder erfolgreichen Kampagne. Eine schlecht gepflegte Liste mit ungültigen oder inaktiven Adressen schadet der Reputation und führt zu hohen Bounceraten.

Aber wie oft säubern die Teilnehmenden des Seminars Ihre Listen?

Wie viele Teilnehmenden des Webinars säubern ihre Listen regelmäßig? In diesem Abschnitt des Webinars drehte sich alles um die Listenqualität (bis 10:10, danach Demo des Form-Editors)

Wenn Sie Ihre Listen einmal im Quartal reinigen, sind Sie auf der sicheren Seite.

Insgesamt sollten für eine gute Qualität der E-Mail-Liste diese Punkte beachtet werden:

• Validierung: Überprüfen Sie vor dem Versand Ihrer E-Mail-Kampagnen, dass jede E-Mail-Adresse auf Ihrer Mailingliste gültig ist.

• Double-Opt-in: Dieses Verfahren stellt sicher, dass die Anmeldung tatsächlich vom Eigentümer der E-Mail-Adresse vorgenommen wurde und schützt vor Missbrauch durch Dritte.

• Bounces kontrollieren: Hard Bounces und Soft Bounces sollten regelmäßig überprüft und die entsprechenden E-Mail-Adressen aus der Liste entfernt werden, um eine hohe Zustellbarkeit zu gewährleisten.

• Ausschlusslisten anlegen: Wenn ein Kontakt Ihre E-Mails als Spam markiert hat, sollte er blockiert werden. (Hier ist es wichtig, das Einverständnis des Kunden zu erhalten, bevor dieser wieder in die Liste aufgenommen wird.)

• Sunset Policy nutzen: Bei dieser Strategie wir der Versand von E-Mails an Abonnenten eingestellt, die über einen längeren Zeitraum hinweg keine E-Mails öffnen oder nicht mit ihnen interagieren.

Die Qualität und richtige Verwaltung Ihrer Kontaktliste hat einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg Ihrer Kampagnen. Es ist wichtig, regelmäßig die Kontakte zu aktualisieren und problematische E-Mail-Adressen zu bereinigen.

2. Geringe Interaktion – Warum Interaktion zählt

Viele Empfänger melden sich für Newsletter an, verlieren aber schnell das Interesse. Eine geringe Interaktion (wenige Öffnungen und Klicks) kann dazu führen, dass E-Mail-Anbieter wie Microsoft oder Gmail die Nachrichten als unerwünscht einstufen.

Geringe Interaktionsraten sind ein negatives Signal, das Ihre Chancen, den Posteingang zu erreichen, verringert.

Daher sollte regelmäßig geprüft werden, welche Abonnenten aktiv sind. Eine gezielte Re-Engagement-Kampagne kann helfen, inaktive Empfänger zurückzugewinnen oder – falls nötig – aus der Liste zu entfernen.

Aber es gibt noch mehr, was Sie für eine gute Interaktion tun sollten:

• Einen leicht erkennbaren Absendernamen haben, der deutlich macht wer den Newsletter verschickt.

• Abmeldeanfragen sofort beantworten - am besten einen Abmeldelink einfügen, der Ihren Kontakten einen Weg zur Abmeldung mit einem einzigen Klick bietet.

• Spam-Beschwerden vermeiden, indem Sie nur an Abonnenten versenden, die interessiert sind und sich für Ihre Inhalte angemeldet haben

Um die E-Mail-Interaktion zu verbessern, empfehlen wir Ihnen zusätzlich A/B-Tests durchzuführen, die E-Mail-Liste zu segmentieren und Kampagnen zu personalisieren.

3. Absender-Reputation – Wie ESP Unternehmen wahrnehmen

Die Reputation des Absenders spielt eine zentrale Rolle für die Zustellbarkeit. Sie ist eine Bewertung durch E-Mail-Anbieter für Unternehmen, die E-Mails an ihre Abonnenten senden. Sie beeinflusst, ob eine E-Mail den Posteingang des Empfängers erreicht, da E-Mail-Anbieter großen Wert darauf legen, Spam herauszufiltern.

Negative Faktoren wie hohe Spam-Beschwerden oder häufige Bounces verschlechtern die Reputation und führen dazu, dass E-Mails nicht mehr im Posteingang, sondern im Spam-Ordner landen.

Daher sollte die Versandhistorie kontinuierlich überwacht und optimiert werden. Eine sogenannte "Sunset Policy", bei der inaktive Kontakte nach einer bestimmten Zeit entfernt werden, trägt zur Verbesserung der Reputation bei.

4. Spamfilter – Schutz für Privatnutzer, Herausforderung für Unternehmen

Da fast 50 % der weltweit versendeten E-Mails sind Spam. Spamfilter sind also im privaten Bereich essenziell, für Unternehmen aber eine große Herausforderung.

Um nicht fälschlicherweise als Spam markiert zu werden, sollten bestimmte Kriterien erfüllt sein: eine klare Betreffzeile, personalisierte Inhalte und eine gute Balance zwischen Text und Bildern sind ein guter Start.

In unserem Webinar haben wir festgehalten, dass es zusätzlich wichtig ist:

• die Reputation aufzubauen und im zu Blick haben

• und Best Practices des E-Mail-Versands zu folgen

Außerdem sollten Sie typische Spam-Signale (z. B. spezielle Wörter, übermäßige Großbuchstaben oder viele Sonderzeichen) vermeiden.

5. Bounce-Raten – Fehler erkennen und vermeiden

Ein grundlegendes Element erfolgreicher E-Mail-Marketing-Kampagnen ist die detaillierte Analyse der gesendeten E-Mails.

Wichtig ist, dass Sie nicht nur die grundlegenden Kennzahlen wie Öffnungs- und Klickraten im Auge behalten, sondern auch tiefere Einblicke in spezifische Datenpunkte gewinnen. Zu den entscheidenden Metriken gehören:

• Öffnungsraten: Verfolgen Sie, wie viele Empfänger Ihre E-Mails geöffnet haben. Eine gute Praxis ist es, nach dem Versand einer Kampagne regelmäßig zu überprüfen, welche Links angeklickt wurden und welche Links möglicherweise ignoriert wurden. Dies hilft, den Content für zukünftige Kampagnen zu verbessern.

• Bounces: Es ist wichtig, zwischen Hard Bounces und Soft Bounces zu unterscheiden. Hard Bounces entstehen, wenn eine E-Mail-Adresse nicht existiert, während Soft Bounces auf temporäre Probleme hinweisen (z. B. ein überfülltes Postfach). Beide Arten von Bounces sollten überprüft werden, um die Qualität der Kontaktliste zu gewährleisten.

• Spam: Eine besonders kritische Kennzahl ist, ob Ihre E-Mails als Spam markiert wurden. Dies kann sich negativ auf die Reputation Ihrer Absenderadresse auswirken und dazu führen, dass Ihre zukünftigen E-Mails ebenfalls im Spam-Ordner landen.

Sie haben oftmals die Möglichkeit, Ihre Kampagnenstatistiken herunterzuladen (z. B. als CSV-Datei), um eine detaillierte Analyse vorzunehmen und problematische Kontakte zu identifizieren.

6. (Zu) hohes Versandvolumen – Richtig Versenden

Wenn Sie mit einer neuen IP-Adresse oder einem neuen E-Mail-Konto arbeiten, sollten Sie sich bewusst Zeit nehmen, um Ihre Versandvolumen schrittweise zu erhöhen und so die IP-Adresse aufzuwärmen. Die Aufwärmphase ist unabdingbar!

Das bedeutet, dass Sie nicht sofort mit einer großen Anzahl von E-Mails beginnen sollten. Denn dies kann von E-Mail-Providern als verdächtig angesehen werden und zu einer Blockierung führen.

Ebenso kann es problematisch sein, nach längeren Pausen (z. B. während der Sommerferien) direkt wieder mit einem hohen Versandvolumen zu starten. Denn ein plötzliches Ansteigen des Versandvolumens könnte als Spammer-Verhalten gewertet werden und Ihre E-Mails könnten im Spam-Ordner landen.

Auch könnte das zu hohe Versandvolumen dazu führen, dass Sie auf eine Blockliste landen – es ist also Vorsicht geboten.

Übrigens: Falls Sie mehr als 1 000 000 E-Mails pro Monat versenden, empfehlen wir Ihnen eine dedizierte IP.

7. E-Mail-Design – Effizienter Arbeiten

Ein benutzerfreundlicher E-Mail-Editor ist ein wertvolles Werkzeug für eine erfolgreiche Kampagne. Ein solcher Editor ermöglicht es Ihnen, E-Mails ohne tiefgehende HTML-Kenntnisse zu erstellen.

Sie können Vorlagen verwenden, die auf Ihr Design und CI abgestimmt sind, um eine ansprechende E-Mail zu gestalten. Auch die Verwendung von personalisierten Vorlagen kann die Benutzerinteraktion erhöhen.

Ein Editor ist hilfreich, um einheitliche Designs zu erstellen und spezielle Abschnitte zu personalisieren.

Ein häufig übersehener, aber sehr wichtiger Schritt ist das Testen von E-Mails vor dem Versand. Eine "Inbox Preview"-Funktion ermöglicht es Ihnen, zu überprüfen, wie Ihre E-Mails in verschiedenen E-Mail-Clients (z. B. Gmail, Outlook) und auf verschiedenen Geräten (Smartphone, Computer) aussehen.

Dies ist besonders nützlich, um sicherzustellen, dass Bilder korrekt angezeigt werden und keine Formatierungsprobleme auftreten. Durch diese Tests können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail auf allen Geräten und in verschiedenen E-Mail-Clients optimal angezeigt wird.

8. Inhalt – Mehrwerte schaffen

Personalisierte Inhalte, die auf die Interessen der Empfänger zugeschnitten sind, erhöhen die Interaktions-Rate und damit die Zustellbarkeit. Auch Segmentierung spielt eine große Rolle: Wer gezielt relevante Inhalte an bestimmte Zielgruppen sendet, steigert nicht nur die Öffnungsraten, sondern auch das Vertrauen in die Marke.

Als Filterfunktion kann beispielsweise der Wohnort, eine Altersgruppe oder vorherige Einkäufe eingestellt werden.

Ein weiteres zentrales Thema in unserem Webinar war die Bedeutung der Personalisierung und Segmentierung in E-Mail-Marketing-Kampagnen.

Eine E-Mail, die für jeden Empfänger individualisiert wird, hat eine viel höhere Chance auf Interaktion. Dies kann durch diese zwei Möglichkeiten erreicht werden:

• Verhaltensbasierte Kampagnen: Versenden Sie E-Mails, die auf dem Verhalten der Empfänger basieren, z. B. welche Produkte sie angesehen haben oder welche Dienstleistungen sie kürzlich genutzt haben.

• Zielgruppenspezifische Ansprache: Segmentieren Sie Ihre Empfänger basierend auf spezifischen Kriterien wie demografischen Merkmalen oder vergangenen Käufen.

Insgesamt wollen die Empfänger Ihres Newsletters einen Mehrwert. Überlegen Sie, wie sie diesen schaffen können und nutzen Sie Funktionen wie Segmentierung und Personalisierung, um bessere Interaktions- und Öffnungsraten zu erhalten.

FAQs zum Webinar

Während des Webinars gab es einige Fragen, die nicht beantwortet wurden. Das holen wir nun nach.

Hinweis: Aus Datenschutzgründen wird der Live-Chat unserer Webinare nicht in unseren Videos gezeigt. Gerne würden wir jede Anfrage beantworten, doch dafür reichen weder Zeichenanzahl noch Zeit: Wir konzentrieren uns deshalb auf allgemeinere Fragen und hoffen, dass die Antwort der Mehrheit helfen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Kann Mailjet mit JSON-Feeds automatisiert oder teilautomatisiert werden (kein RSS sondern JSON)?

Ja, Mailjet bietet eine API, mit der Sie Inhalte aus JSON-Feeds in Ihre E-Mails integrieren können. Über die “Template Language” (MJML oder HTML) lassen sich dynamische Platzhalter nutzen, die mit JSON-Daten aus Ihrer Anwendung befüllt werden können. Mehr Infos dazu finden Sie hier: Mailjet API.

Werden Kontakte wirklich gelöscht oder nur markiert?

In Mailjet gibt es zwei Szenarien:

• Soft Delete: Der Kontakt wird aus Listen entfernt, ist aber noch sichtbar. Wenn Sie einen Kontakt aus einer bestimmten Liste löschen, bleibt er weiterhin in Mailjet erhalten. Diese Kontakte sind nicht mehr aktiv in der jeweiligen Liste, aber ihre Historie bleibt gespeichert (z. B. Öffnungen/Klicks).

• Hard Delete: Eine dauerhafte Löschung gemäß DSGVO. In diesem Fall sind alle zugehörigen Daten unwiderruflich entfernt und können nicht wiederhergestellt werden. Dies ist nützlich für DSGVO-Anfragen oder wenn Sie sicherstellen wollen, dass eine Person nicht erneut kontaktiert wird.

Kann man Auswertungen zu Kontaktlisten anzeigen lassen (An- & Abmeldungen)?

Ja, Mailjet bietet detaillierte Statistiken zu Listen, einschließlich:

• Anmelderate (wie viele neue Kontakte sich angemeldet haben)

• Abmelderate (wie viele sich ausgetragen haben)

• Bounce-Rate (ungültige E-Mail-Adressen)

• Öffnungen und Klicks nach Liste Segmentierte Statistiken, z. B. welche Kontakte besonders aktiv sind.

Diese finden Sie im Mailjet-Dashboard oder alternativ in der API.

Gibt es eine Möglichkeit, gebannte IP-Adressen automatisch aus der Rotation zu nehmen?

Nein, Mailjet verwaltet dies zentral. Falls eine IP gesperrt wird, prüft unser System automatisch Alternativen oder gibt Empfehlungen für Verbesserungen.

Falls eine IP blockiert wurde, können Sie eine Anfrage an den Support stellen, um zu prüfen, ob eine Entsperrung möglich ist.

Dies bedeutet im Detail: Mailjet erkennt problematische IPs automatisch und tauscht sie in der Rotation aus. Falls Ihre Versand-IPs auf einer Blockliste landen, versucht Mailjet, diese automatisch zu delisten oder auf alternative IPs auszuweichen.

Warum landen Mails bei web.de/gmx/live häufiger im Spam oder werden rate limited?

Diese Provider haben strikte Spam-Filter und limitieren E-Mails nach Reputation und Interaktion. Eine starke Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC) hilft, ebenso wie eine gut gepflegte Liste mit aktiven Empfängern. Hier eine kurze Übersicht:

• Absender-Reputation: Wenn die IP oder Domain eine schlechte Reputation hat, werden Mails eher in den Spam-Ordner verschoben oder verzögert zugestellt.

• Interaktion der Empfänger: Web.de, GMX und Outlook bewerten, wie oft Mails geöffnet, geklickt oder als Spam markiert werden. Wenig Interaktion = Höheres Risiko für Spam-Filter.

• Authentifizierung & Header-Konfiguration: Ein fehlendes oder fehlerhaftes SPF, DKIM oder DMARC-Setup kann dazu führen, dass die E-Mail nicht als legitim anerkannt wird.

• Versandrate & Limits: Web.de & GMX begrenzen den Empfang von vielen E-Mails in kurzer Zeit. Wenn Sie plötzlich ein hohes Volumen senden, kann dies zu Rate Limits oder temporären Blocks führen.

Wenn Mails aufgrund von Spam blockiert sind, wurde das manuell vom User gemeldet?

Es gibt zwei Gründe, warum eine Mail als Spam blockiert wird:

1. Manuelle Spam-Markierung durch den Empfänger: Wenn viele Nutzer eine Mail als Spam markieren, wird die Absender-Domain abgestraft.

2. Automatische Spam-Filterung durch den Provider: Viele E-Mail-Anbieter verwenden Algorithmen, um Spam automatisch zu erkennen. Das passiert auch, wenn z. B. eine IP oder Domain auf einer Blockliste steht.

Wie kann man die Absender-Reputation verbessern?

• SPF, DKIM und DMARC korrekt einrichten: Diese DNS-Authentifizierungen signalisieren, dass Ihre E-Mails sicher sind.

• Regelmäßige Listen-Bereinigung Inaktive Kontakte entfernen, um weniger Bounces & Spam-Beschwerden zu haben.

• Interaktion erhöhen: Senden Sie relevante Inhalte, die Empfänger dazu bringen, E-Mails zu öffnen & zu klicken. Für mehr Interaktions-Tipps werfen Sie einen Blick in unser Handbuch für E-Mail-Wachstum.

• Frequenz optimieren: Nicht zu viele E-Mails senden, aber auch nicht zu wenig. Ein Mix aus regelmäßigen und relevanten Mailings hilft.

Hier ein Artikel darüber, wie Sie Ihre Absender-Reputation verbessern. Ansonsten gibt es auch oben in diesem Artikel im Abschnitt 3. Absender-Reputation – Wie ESP Unternehmen wahrnehmen mehr Infos.

Warum haben Gmail und iCloud hohe Öffnungsraten, aber niedrige Klickraten?

Weil Gmail und iCloud automatische Öffnungen durch ihre „Privacy Protection“-Funktionen haben. Das beeinflusst die Statistik.

Gmail & Apple Mail laden Bilder beispielsweise automatisch, wodurch Öffnungen fälschlicherweise als „echt“ gezählt werden. Klicks werden jedoch nicht automatisch registriert, sodass die Klickrate real niedriger ausfällt.

Lösung: Interaktive Inhalte & Call-to-Actions (CTAs) optimieren, um echte Klicks zu fördern.

Wie gehen Unternehmen mit 500k+ Kunden bei saisonalen Aktionen vor?

Sie nutzen gezielte Segmentierung, progressive IP-Warming-Strategien und A/B-Tests, um große Mengen ohne Blockierungen zu versenden.

Dabei empfehlen wir auch die Infrastruktur für den E-Mail-Versand im Blick zu haben, um beispielsweise für Events mit hohem Versand wie dem Black Friday, bereit zu sein.

Kann man Kontaktlisten zusammenführen und trotzdem beide behalten?

Ja, Sie können Listen duplizieren und eine neue erstellen, die beide zusammenführt. Die ursprünglichen Listen bleiben erhalten. Sie können zudem Kampagnen an mehrere Listen senden. Hier finden Sie Infos über das Kontaktmanagement der Listen bei Mailjet.

Wie hängt der Header mit der Betreffzeile zusammen?

Der Preheader-Text ergänzt die Betreffzeile und sollte genutzt werden, um zusätzliche Infos zu geben.

Wir haben mehr Informationen für Sie über die Bestandteile einer E-Mail und den Header bzw. die Betreffzeile gesammelt.

Schriftfarbe wird manchmal nicht übernommen – warum? Manche E-Mail-Clients setzen eigene Standardwerte. Diese Standardwerte können benutzerdefinierte Farben überschreiben. Um das zu vermeiden, muss die eigene Schriftfarbe prioritisiert werden, indem Sie (im html) immer !important bei Farben verwenden. Zum Beispiel:

<p style="color: red !important;">Dieser Text bleibt rot</p>

Wie lange dauert das IP-Aufwärmen bei kleinen Listen?

Das Ziel ist es, langsam und kontinuierlich Volumen zu steigern, um eine gute Reputation aufzubauen.

Hier einige Richtwerte für die Aufwärmzeit:

• <10 000 Kontakte: 1-2 Wochen

• 10 000 - 50 000 Kontakte: 2-3 Wochen

• 50 000+ Kontakte: 3-4 Wochen

Kann man blockierte Kontakte (im Einvernehmen) wieder “entblocken”

Nein, nur Support-Mitarbeiter können Kontakte entsperren. Sie können das MJ-Team anschreiben, brauchen aber auf jeden Fall eine Bestätigung des Abonnenten.

Kann man sich Statistiken nur zu einer Kontaktliste anzeigen lassen? Wie viele haben sich im Zeitraum XY abgemeldet/angemeldet?

Eher spezifisch auf den einzelnen Kontakt: Wenn Sie die Kontaktliste anschauen, können Sie sich anzeigen lassen welche Kontakte sich generell abgemeldet haben. In den Einzelstatistiken kann dies durch einen Filter gezeigt werden.

Gibt es weitere Email Academy DACH-Webinare?

Wir werden weitere Webinare veranstalten und das Feedback, was wir bekommen haben (Ja, wir haben jeden Eintrag gelesen) nutzen, um unsere zukünftigen Themen besser auf die Zielgruppen zuzuschneiden. Momentan ist ein Webinar für Anfänger geplant. Genauere Infos folgen.

Vielen Dank für ihr Interesse!

Fazit: Warum Mailjet?

Eine erfolgreiche E-Mail-Kampagne erfordert weit mehr als nur das einfache Versenden von Nachrichten. Unter anderem sind die Qualität der Empfängerliste, die Interaktion der Nutzer und die Reputation des Absenders entscheidende Faktoren für eine hohe Zustellrate.

Sich das Expertenwissen anzusammeln kann eine Weile dauern, aber mit einer guten Dokumentation, hilfreichen Blogartikeln und Webinaren gibt es viele Möglichkeiten das eigene Wissen zu vertiefen.

Unser Ziel ist es, Ihnen die volle Kontrolle über Ihren E-Mail-Versand zu geben und sie bestmöglich zu unterstützen.

Es gibt zahlreiche E-Mail-Tools mit unterschiedlichen Funktionen, Stärken, Vorteilen und Nachteilen. Bei Mailjet steht die Zustellbarkeit für uns an erster Stelle, weshalb wir eine umfassende Dokumentation zu unseren Funktionen und Möglichkeiten erstellt haben.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Versand.