Transaktions-E-Mails richtig erstellen und versenden [Guide]

Was sind Transaktionale E-Mails?

Transaktionale E-Mails, auch Transaktions-E-Mails, Trigger E-Mails oder Serienmails genannt, beschreiben anlassbezogene oder auslöserbezogene Nachrichten, die automatisiert durch ein vorher definiertes Ereignis versendet werden.

Beispiele für Transaktionale E-Mails sind:

• Willkommens-E-Mails

• Kontobenachrichtigungen

• Bestell- und Versandbestätigungen

• Anmeldebestätigungen

• Statusbenachrichtungen

• Autoresponder

• Feedback E-Mails

Anders als Marketing E-Mails wie Newsletter oder automatisierte Workflows werden Transaktionale E-Mails nicht an mehrere Empfänger gleichzeitig versendet.

Jeder Kunde erhält eine individuelle E-Mail mit nur für ihn relevanten Informationen.

Während beispielsweise Newsletter in einem festen Turnus (wöchentlich, 14-tägig, monatlich) erstellt werden, erfolgt der Versand transaktionaler E-Mails ereignis-induziert.

Damit entsprechen Transaktions-E-Mails dem One-to-One-Marketing-Ansatz.

Die Vorteile von Transaktionalen E-Mails

Serienmails sind aus der professionellen E-Mail Kommunikation nicht mehr wegzudenken.

Vom Online-Händler im Bereich IT, Mode, Lebensmittel bis hin zur Immobilienbranche - all diese Unternehmen benötigen einen automatisierten E-Mail Versand, um ihren Kunden individuelle Mailings zuschicken zu können.

Diese Anforderung erfüllen Transaktions-E-Mails.

Diese ermöglichen beispielsweise:

• Engere Kundenbindungen

• Upselling-Möglichkeiten

Ob Anmelde- oder Buchungsbestätigungen, Sende- oder Stornierungsbestätigungen etc., mithilfe von Trigger-E-Mails ist eine sofortige und gleichzeitig persönliche E-Mail Kommunikation möglich. Einmal eingerichtet, erfolgt der Versandprozess automatisiert.

Beispiel einer Transaktions-E-Mail von fitbit

Transaktions-E-Mail haben eine hohe Akzeptanz bzw. werden vom Kunden erwartet. Der Erhalt einer solchen E-Mail beeinflusst die wahrgenommene Servicequalität positiv. Außerdem erweckt die starke Personalisierung den Eindruck eines persönlichen Schreibens.

Sie haben daher eine weitaus höhere Öffnungs- und Klickrate sowie Conversion Rate als Marketing E-Mails. Damit sind Trigger-E-Mails das ideale Werkzeug für den Aufbau und die Stärkung von Kundenbeziehungen. Ebenfalls eignen sich Transaktions-E-Mails bestens für das Upselling Ihrer Produkte.

Schauen wir uns im nächsten Abschnitt genauer an, wie Sie transaktionale E-Mails in die Tat umsetzen.

Die besten Tipps für erfolgreiche transaktionale E-Mails

Nun wissen Sie, was Transaktions-E-Mails sind und welche Vorteile diese für Ihren Umsatz bedeuten.

Erfahren Sie im nächsten Abschnitt unsere Tipps und Tricks, damit Sie das bestmögliche aus Ihren transaktionalen E-Mails herausholen.

1. Erstellen Sie ein ansprechendes Design

Transaktions-E-Mails sind ein großartiges Medium, um einen bleibenden Eindruck beim Nutzer zu hinterlassen.

Stellen Sie sich diese E-Mails als Kommunikationskanal vor, der Ihr Markenzeichen und den Wert, den Sie transportieren, reflektiert.

Ein guter Weg dahin ist, Ihre E-Mails so zu konzipieren, dass sie mit Ihrer Markenidentität korrespondieren.

Statt eines einfachen, textlastigen Layouts, denken Sie darüber nach, mit Ihrem Designer zusammenzuarbeiten und eine visuell ansprechende Vorlage zu gestalten.

Mit dem intuitiven Drag-and-Drop E-Mail Editor von Mailjet erstellen Sie schnell und einfach Ihre E-Mails

Peppen Sie Ihr E-Mail-Layout mit Anschauungsmaterial auf und machen Sie Ihren Nachrichtenaustausch effektiver.

Sehen Sie jede E-Mail, die Sie verschicken, als Chance, um Ihre Markenidentität zu stärken.

Fügen Sie Bilder, Logos und Farben zu Ihrer E-Mail hinzu, die Ihre übergeordnete visuelle Identität ergänzen.

PS: Kennen Sie bereits unseren E-Mail Vorlagen Generator? Dieser generiert 14 vorgefertigte E-Mail Vorlagen in Ihrem Corporate Design:

2. Denken Sie an überzeugende E-Mail Inhalte

Wenn Sie ein ansprechendes E-Mail Design ausgewählt haben, welches mit Ihrem Branding übereinstimmt, gilt es im nächsten Schritt, den Inhalt so anzupassen, dass Sie das Beste aus Ihren Transaktions-E-Mails herausholen.

Dabei können Ihnen folgende Aspekte helfen:

• Die E-Mail Personalisierung

• Dynamische Inhalte

• Call-to-Actions

Personalisieren Sie Ihre transaktionalen E-Mails

Auch bei dem Versand von Transaktions-E-Mails steht Individualität an oberster Stelle.

Um die E-Mail so persönlich wie möglich zu gestalten, arbeiten Sie mit den vorhandenen Daten Ihrer Kunden und analysieren Sie das Klickverhalten, bevorzugte Marken, beliebte Preissegmente und die Kaufhistorie Ihrer Kunden.

Die E-Mail Personalisierung von Mailjet

Nutzen Sie diese Informationen und erstellen Sie kundenspezifische Transaktions-E-Mails, die Ihnen zu einer hohen Aufmerksamkeit und steigenden Klickraten verhelfen.

Fügen Sie dynamische Inhalte hinzu

Dazu können zum Beispiel auf eine personalisierte Betreffzeile oder dynamische Inhalte zurückgreifen, die nur bestimmten Empfänger-Gruppen innerhalb Ihrer E-Mail Kontaktliste angezeigt werden:

Promo-Code nur für Kontakte des Treueprogramms auswählen

Fügen Sie Call-to-Actions hinzu

Handlungsaufforderungen oder Call-to-Actions (CTAs) sind genauso wichtig für Transaktionsmails wie für Zielseiten.

Warum? Weil E-Mails eine weitere Möglichkeit sind, um den Nutzer dazu zu bewegen, eine Handlung auszuführen.

Sie können dabei helfen, Traffic oder Aufmerksamkeit für spezielle Marketingkampagnen zu generieren und dadurch Ihre anderen Kanäle unterstützen.

Beispiel eines CTAs

Fügen Sie z.B. einen CTA hinzu, um Nutzern eine neu eingebrachte Funktion vorzustellen, fügen Sie Social Media Schaltflächen hinzu, um den Nutzer anzuregen, Ihrer Community zu folgen oder informieren Sie Nutzer darüber, dass Sie ein Sonderangebot am Laufen haben, um Verkäufe zu steigern.

Ganz gleich, was Ihr spezieller CTA ist, den Sie in Ihren E-Mails verwenden, denken Sie immer daran, eindeutig zu benennen, was Sie anzubieten haben und geben Sie Ihren Nutzern einen Anreiz, zu handeln.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten Ihre Transaktions-E-Mails sowohl vom Design als auch vom Inhalt zu optimieren.

Schauen Sie sich unsere Checkliste zu den Grundlagen einer erfolgreichen E-Mail Vorlage an und überprüfen Sie, ob Sie sämtliche Aspekte beachtet haben:

E-Mail Vorlagen Checkliste: Die Grundprinzipien eines gelungenen E-Mail Designs

Im nächsten Schritt ist es wichtig, dass Sie einen E-Mail Service Provider nutzen, der die technischen Anforderungen erfüllt.

Das sollte eine E-Mail Autoresponder Software bieten

Transaktions-E-Mails bedürfen einer anderen technischen Infrastruktur als Marketing E-Mails. Im Folgenden listen wir Ihnen die wesentlichen Voraussetzungen auf.

Flexibler Drag-and-Drop Editor

Transaktionale E-Mails sind vom Aufbau her anders gestaltet als Newsletter und Co. Nichtsdestotrotz sind Autoresponder E-Mails ansprechend zu gestalten.

Eine einfachere HTML-E-Mail reicht in der modernen Kundenkommunikation nicht mehr aus.

Insbesondere Transaktions-E-Mails mit konkreter Handlungsaufforderung performen mit einem ansprechendem Design, idealerweise im Corporate Design, besser.

Professionelle E-Mail Anbieter bieten Unternehmen die Möglichkeit, Serienmails mit ihrem Drag-and-Drop Editor zu erstellen und damit ein einheitliches Kundenerlebnis zu schaffen:

Erstellen Sie im Handumdrehen Transaktions-E-Mails mit unserem E-Mail Editor

Starke Send- und Parse-API

APIs erlauben die nahtlose Integration in verschiedene Systeme und Services.

Da transaktionale E-Mails eventbasiert sind, sollten diese mit dem eigenen System fehlerfrei verbunden sein, um die notwendigen Informationen auszulesen und in die einzelnen E-Mails einzufügen.

Mithilfe leistungsfähiger APIs können Sie Willkommensserien, Bestell- und Versandbestätigungen, Statusbenachrichtigungen, Anmeldebestätigungen, Autoresponder etc. problemlos einbinden.

Ausgereiftes SMTP-Relay

Das SMTP-Relay ist für den erfolgreichen Versand von Transaktions-E-Mails entscheidend.

Dieses Protokoll ermöglicht den Austausch von E-Mails zwischen den einzelnen Computernetzen.

Die zentrale Aufgabe des SMTP-Relays besteht darin, die versendeten E-Mails vom Ausgangsserver entgegenzunehmen und an den Zielserver weiterzuleiten.

Aktive Spam-Bekämpfung

Eine optimale Zustellbarkeit ist für den E-Mail Versand von grundlegender Bedeutung. Eines der zentralen Kriterien ist dabei die Vermeidung von Spam-E-Mails.

Um eine sehr gute Zustellbarkeit zu garantieren, sollte der gewählte E-Mail Anbieter selbst aktiv gegen Spam vorgehen.

Das beinhaltet neben der Formulierung von Versandrichtlinien auch die ordnungsgemäße Überwachung der über den eigenen Server versendeten E-Mails.

Bei einem erkennbaren Verstoß sollte der Service Provider zusammen mit dem betreffenden Spam-Sender eine Best Practice entwickeln.

Anwendbare Vorlagen-Sprache

E-Mails müssen heutzutage full-responsive sein. Das trifft gleichermaßen auf Trigger- und Marketing E-Mails zu.

Zahlreiche E-Mail Anbieter bieten ihren Kunden zwar eine Vorlagenbibliothek, doch sind viele Unternehmen auf die Erstellung eigener responsive HTML Vorlagen angewiesen.

E-Mail Service Provider, die die Anwendung von alternativen Template-Sprachen unterstützen, haben hier zusätzlich einen klaren Vorteil.

Sie sind in dem Sinne flexibel, so dass Unternehmen E-Mails ganz nach eigener Notwendigkeit, wie etwa interaktive E-Mails, erstellen und versenden können.

Aussagekräftige E-Mail Analyse

Auch Transaktions-E-Mails sollten analysiert werden.

Je nach E-Mail-Typ dienen Serienmails auch der Produktbewertung (Warenkorb-Reminder, Kaufabbrecher usw.) und sollten aus diesem Grund hinsichtlich möglicher Optimierung hin genau überprüft werden – und das idealerweise in Echtzeit.

Das E-Mail Tracking von Mailjet

Dies sind übrigens 8 wichtige Kennzahlen, die Sie analysieren sollten, um Ihre Transaktions-E-Mails zielgerichtet zu optimieren:

• Zustellrate

• Öffnungsrate

• Klickrate

• Conversion Rate

• Abmelderate

• Bouncerate

• Blockierungen

• Spamrate

Rechtliche Hinweise

Transaktions-E-Mails enthalten viele wichtige Daten und Informationen Ihrer Kunden.

Sorgen Sie daher dafür, dass diese Daten jederzeit geschützt sind und stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen den Ansprüchen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung entspricht, sodass Ihnen hohe Vertragsstrafen erspart bleiben.

Denken Sie auch daran, dass Sie Ihre Transaktions-E-Mails nur dann mit Marketinginhalten anreichern, wenn eine Opt-In oder B2B-Geschäftsbeziehung besteht:

Newsletter Anmeldeformulare erstellen Sie bei Mailjet ganz einfach per Drag and Drop

Unsere E-Mail Anmeldeformulare sind von Hause aus im Double Opt-In Verfahren konzipiert.

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass sich der Empfänger wirklich angemeldet hat.

Die Anmeldung ist erst aktiv, wenn die betreffende Person auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail geklickt hat.

So stellen Sie sicher, dass Sie den rechtlichen Regelungen gerecht werden.

Schauen wir uns nun Beispiele dafür an, wie Transaktions-E-Mails aussehen können.

Beispiele für Transaktions-E-Mails

Nun sind Sie ebenfalls mit den besten Tipps und Tricks für das Erstellen überzeugender Transaktions-E-Mails ausgestattet.

Von der Willkommens-E-Mail bis hin zur Feedback E-Mail - Schauen wir uns nun an, welche weiteren Beispiele es für transaktionale E-Mails gibt.

Willkommens-E-Mails

Es geht doch nichts über eine schön geschriebene Willkommens-E-Mail, um die Grundlage für eine langfristige Kundenbeziehung zu schaffen:

Beispiel einer Willkommens-E-Mail

In der ersten E-Mail unserer aktuellen Willkommens-E-Mail Serie erklären wir unseren Neukunden, wie sie ihre erste E-Mail erstellen, wo sie unser Benutzerhandbuch finden und wie sie unseren Kundensupport erreichen.

Bei der Willkommens-E-Mails ist es daher leicht, Marketing-Elemente hinzuzufügen.

Sie sind deshalb wertvoll, da diese den Onboarding-Prozess fortsetzen.

Folgende Marketing-Inhalte bieten sich an:

• Weitere Produkte vorstellen

• Nach einer ersten Rückmeldung bitten

• Nach Interessen/Wünsche fragen

Bestätigungs-E-Mails

Haben Ihre Kunden Produkte oder auch Ihren Service erworben, können Sie diesen einfach Bestellbestätigungs-E-Mails zusenden:

Beispiel einer Bestätigungs-E-Mail

Somit haben Ihre Kunden jederzeit die Möglichkeit auf diese Informationen zurückzugreifen.

Eine Bestellbestätigung gibt Kunden außerdem die Sicherheit, dass der Bestellprozess fehlerfrei abgeschlossen wurde.

Passwort-Zurücksetzungen

Wer kennt folgende Situation nicht: Sie haben sich soeben ein Konto für einen Online-Shop angemeldet und einige Tage später möchten Sie dort Produkte erwerben.

Das Passwort haben Sie jedoch nicht abgespeichert. Dies kann auch Ihren Kunden passieren.

Die Lösung: Passwort-Zurücksetzen-E-Mails:

Beispiel einer Passwort-Zurücksetzungs-E-Mail

Mit diesen E-Mails haben Ihre Kunden im Handumdrehen die Möglichkeit, ihr Passwort zurückzusetzen und den Kauf fortzusetzen.

Upselling-E-Mails

Beim Upselling, das nicht mit Cross-Selling verwechselt werden sollte, geht es darum, dem Kunden bei der Aufgabe einer Bestellung die Möglichkeit zu bieten, ein höherwertiges Produkt zu erwerben.

Amazon ist mit seiner Amazon-Kreditkarte ein perfektes Beispiel dafür:

Beispiel einer Upselling E-Mail

Das Angebot ist sehr verlockend und bietet einen derart hohen Direktwert, dass man sich gerne zwei Minuten Zeit nimmt, um eine weitere Kreditkarte zu beantragen.

Warenkorb-Abbrecher E-Mails

Die E-Mail, in der darauf hingewiesen wird, dass der Warenkorb verworfen wurde, sollte wie eine freundliche Erinnerung verfasst sein – eher wie ein gut gemeinter Ratschlag als ein zu auffordernder Kauf-Appell an Ihre Empfänger.

Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Nutzer, der zuvor Produkte in den Warenkorb gelegt hat, am Ende nicht kauft:

• Technische Probleme,

• ist sich noch nicht sicher, ob er das Produkt braucht,

• hat sich doch gegen das Produkt entschieden.

Bei den ersten beiden Gründen haben Sie den Kunden also nicht verloren.

Mit einer Warenkorb-Abbrecher-E-Mail können Sie ihn doch noch vom Kauf überzeugen.

Damit die Warenkorb-Abbrecher E-Mail erfolgreich ist, empfehlen wir:

• alle zurückgelassenen Artikel zu benennen

• einen Anreiz wie ein Rabatt-Code einzubauen

• Alternative Produkte vorzuschlagen

Die Feedback-E-Mail

Feedback ist immer eine gute Ausgangsbasis, da es Ihnen ermöglicht, zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen.

Beispiel einer Feedback E-Mail

So haben Ihre Kunden die Möglichkeit Wünsche zu äußern und Sie, Ihre Produktauswahl zu erweitern und zu optimieren.

Tipp: Bieten Sie einen Rabatt an, der als Anreiz für einen erneuten Einkauf dienen kann.

Und jetzt?

Sie wissen nun, wie die Vorteile von Transaktions-E-Mails aussehen und wie Sie diese umsetzen. Mit Mailjet gelingt die die Erstellung transaktionaler E-Mails dank Drag-and-Drag E-Mail Editor im Handumdrehen. 

Dies ist eine Überarbeitung eines Artikels, der ursprünglich von Chris Coleman verfasst wurde.